为会议选择合适的酒店对于确保与会者从会议中获得最大收益至关重要。选择合适酒店的第一步是简单地了解您的会议需要什么样的住宿条件。然后，只需研究不同的潜在酒店，缩小您的名单，并做出最终选择。
　　1、确保你有一个预算，你可以在一个场地上花多少钱。除了支付酒店费用外，您的会议预算还应包括营销材料、食品和饮料以及演示设备的费用。如果您没有严格而快速的预算，您需要保持在该范围内，请为会议制定一个理想的预算，并尽量将成本保持在该数字附近。例如，如果您希望参会者总共支付30,000美元的注册费，那么您可以将预算设置在27,000美元到30,000美元之间，以便为自己留出一些余地。

　　在选择酒店时，您需要有预算限制来指导您的决策。这也可以让您让酒店知道您预计花费多少。

　　2、弄清楚会议的可能出席人数。这将使您了解酒店必须为活动提供的可用房间总数。如果您过去曾主持过此会议，请使用历史数据得出平均参会人数。如果人们已经注册或表示对您的会议感兴趣，请使用这些数字来获得最准确的估计。如果您可以访问可能参加者的列表服务，您还可以发送一封电子邮件，要求人们说明他们是否有兴趣或可能参加今年的会议。

　　3、确定您在酒店内需要多少空间。除了卧室外，与会者还需要使用1间或多间会议室，以及进行演示或展示不同展品的空间。决定您希望会议包括什么样的活动，以确定酒店需要提供什么样的空间。考虑可能希望在会议中展示展品的与会者、供应商或其他组织的数量。

4、考虑场地是否需要体现某个主题或形象。既要考虑您自己对会议的愿景，也要考虑会议参加者或观察员的期望。如果适合性对会议的成功非常重要，那么您应该将搜索范围限制在与您的会议愿景相符的酒店。
例如，如果您希望会议场地非常优雅并让与会者印象深刻，那么您可能只想看看五星级酒店。