如果你和我认识的大多数人一样，一想到要在背靠背的会议上度过一天，可能是一种可怕的感觉。会议可能很无聊，通常是不必要的，而且肯定会占用其他（更重要的）工作的时间。但是，如果计划得当，会议可以非常高效和富有成效。以下是规划有效会议的一些简单步骤。
　　决定您是否真的需要开会

　　首先，确定是否真的有必要安排一次会议。我们通常认为正式会议是分享信息或进行讨论的最佳方式。但是，如果您的新闻可以通过电子邮件或电话会议传递，或者只是在您的办公室召集几个人15分钟，那么完全跳过正式会议可能是个好主意。

　　只邀请真正需要的人

　　有没有被邀请参加会议，但中途想知道你为什么在那里？不要通过邀请人们参加他们不需要参加的会议来浪费他们的时间。那不会是一次有效的会议。是否需要会计人员出席会议以回答预算问题？然后邀请一位适合该任务的会计人员。

　　如果需要将会议讨论的内容告知同事或主管，您无需邀请他们参加实际会议。只需准备一份会议摘要，然后将其发送给他们。他们会感谢节省的时间，并且您可以保证——因为您将信息写成书面形式——他们完全了解讨论。

　　发送会议提醒

　　生活很忙，日历很快就被预定的活动预定了。在会议前两天发送后续会议提醒。那些说他们会参加的人将能够确认他们仍然可以参加，或者他们的计划是否已经改变并且您需要重新安排。

　　有一个议程

　　要计划有效的会议，您应该首先决定要讨论的内容。会议的目的是什么？你想要完成什么？提前制定会议议程并将其分发给与会者。指明开始时间并包括要解决的主题的简短列表。不要用冗长、过于详细的议程来拖延您自己的会议。注明将负责报告特定领域的任何个人的姓名。

　　请记住，这对参加者很重要，对您也很重要。当您制定议程时，您将能够更好地关注主题。

　　明确期望

　　当您第一次发送会议通知时，请清楚其目的和您的期望。会议是否围绕演示进行？参加的人需要记笔记吗？或者这是一个头脑风暴会议，每个人都应该提出想法和建议？

　　在某些企业文化中，员工不需要参与——他们只需要倾听并返回他们的工作场所。在其他公司，员工可以自由参与。在当今的协作工作场所，互动和分享想法不仅受欢迎，而且常常是整个会议的目的。

　　当您设定您的期望时，这也是发送您希望参加者查看的任何必需阅读材料或材料的好时机。这样他们在参加会议时就做好了准备，不会有任何意外。

　　准时开始

　　从物流和生产力的角度来看，准时开始非常重要。如果您是那种通常会准时出席会议的人，那么您就会明白，当人们不断涌入会议室时事情没有进展是多么令人沮丧。不可避免地发生的是，在未来，每个人都知道这些会议永远不会准时开始，所以每个人都开始迟到。负责您的会议。在给定的开始时间迅速开始。关上门，开始。落后者很快就会收到他们迟到的消息，他们应该只犯一次这个错误。此外，每个人都必须回去工作，所以你不想打乱整个工作日。

　　保持简短

　　大多数会议都安排了一个小时，在许多情况下，较短的时间就足够了。当分配的时间过多时，时间就被浪费了。人们在会议结束后逗留或在给定的议程项目上花费太长时间。保持会议简短，切中要害。

　　保持话题

　　仅靠议程并不能有效地召开会议。坚持议程并防止讨论偏离切线。解决任何偏离主题的问题，说明这是另一个会议的主题，或者将私下解决。没有人喜欢一场失控的会议，在这种会议上，目的的全部内容都退居在其他对话之后。

　　在会议室外举行小型会议

　　坐在同一个熟悉的会议室里，围坐在同一张熟悉的桌子旁，就是那样——太熟悉了。为鼓励员工互动、创造性思考和热烈讨论，请考虑在标准会议室之外召开会议。

　　如果场地和天气允许，可以考虑在外面的一张桌子开会。尝试聚集在有沙发和小桌子的公共区域，而不是大会议桌和转椅。

　　不要害怕采取不同的方法

　　如果会议的方法不起作用，不要害怕改变方向。例如，如果头脑风暴会议产生了一个几乎没有对话的安静房间，请改变方向。保持灵活性并注意整个会议的进展情况。

　　使用技术

　　计划使用技术来保持与会者的参与度。在当今的数字世界中，大多数人习惯于通过查看图形或视频来支持他们听到的单词。呼吁这种心态并在计划会议时加入视听材料。

　　投影到大屏幕上的计算机和鼓励互动的智能板演示与标准冗长的PowerPoint演示相比是一个受欢迎的变化。

　　关于技术的一点——一定要先测试一下。您需要做的最后一件事是因为笔记本电脑不工作或无法在需要时使用视觉辅助工具而感到心慌。如果技术不是您的强项，请在会议前让其他人做一遍。如果您提前做一些准备工作，它肯定会节省您的时间并让您按计划进行。

　　发送会议摘要

　　在会议结束后的一天内，发送一份关于讨论内容的简短摘要。最好向所有出席者、未能出席会议的人以及可能需要通知的任何其他人发送电子邮件进行跟进。还包括任何行动项目，指定谁负责每个项目以及截止日期。