活动策划有一个操作顺序，因此回顾基础知识可能会花费您的时间和金钱。营销是每个人第一个想到的，但往返活动的交通以及紧急情况使其成为一个密集但有益的过程。但在开始选择场地或聘请演讲者之前，您需要了解活动的基本参数。
　　计划活动日期

　　一切都围绕着您的特别活动的日期。理想情况下，您需要考虑三个可能的日期，以便您可以全面比较可用性和价格。尝试包括一周中的不同日子以获得最大的灵活性。询问促销员或活动租赁经理是否在一年中的某些天或几周提供折扣通常可以增加储蓄。

　　大体时间

　　即使是一个小时的差异也会对您的计划产生影响，因此您需要具体了解您的预期时间范围。例如，从早上10点而不是早上8点开始意味着您可能不需要分配早餐预算。过夜可能会影响付款，虽然旅行听起来像是一个浪漫的想法，但有时物流并不存在。

　　出勤人数

　　对于富有成效的谈判，这一细节通常被过于宽泛地估计。对您的出勤预测变得现实。提前讨论您将邀请谁并将您的预测放在电子表格上。出勤率和预算是直接相关的，而不是近似的。

　　分组会议

　　如果您要举办晚宴，您可能只需要一间宴会厅，但全面的会议可能需要额外的休息室和展览空间。再一次，在确定需要多少空间之前，您将无法衡量成本。对于会议，最好的方法是在您的第一次会议中计划一个模拟行程。分享想法并将它们拼凑在纸上将有助于引导您完成下一个规划决策。

　　预算与成本

　　在了解场地和餐饮成本之前制定预算可能听起来不切实际，但以这种方式工作为您衡量所有供应商建议提供了一个基准。从您的收入来源开始。你应该收取多少出席费？你会呼吁赞助商帮助抵消成本吗？参展商将支付什么费用？收入最终将决定您的预算，因此只有首先保护它们才有意义。

　　事件营销

　　确定收入来源后，下一步是概述您的营销计划。接触和吸引收入来源的最佳方式是什么？也许您有一份雇主或会员协会的潜在参与者名单。这显然会有所帮助，但赞助商和参展商呢？如果您计划吸引超过20家参展商，那么您必须能够接触到他们。有针对性的营销活动需要花钱，这会减少您的收入。

　　交通和住宿

　　举办本地会议通常可以消除对交通的任何担忧。但是，您仍然需要解决演讲者、参展商和特邀嘉宾的住宿问题。如果您预订足够的房晚，一些酒店会提供会议空间的折扣。充分利用这一点的唯一方法是提前了解您的住宿需求。回顾您的出勤数据并预测您所在地区以外的客人数量。

　　底线

　　如您所见，活动策划的骨干并不全是迷人的。花必要的时间来巩固基础知识，确保当您最终添加一些光泽时，您不必担心预算或其他可自由支配的成本。