有时，人们会发送一个主题模糊且没有明确议程或目标的会议邀请。这些类型的会议效率不高，而且花费的时间比应有的要多。那不是你想要的，对吧？因此，如果您要组织会议，请确保制定明确的会议议程。创建有效的会议议程是高效会议的最重要元素之一，原因如下：
　　议程向所有与会者传达重要信息。例如，每个人都会知道将讨论哪些主题，谁将担任领导者以及会议将花费多少时间。

　　会议议程可用作清单，以确保讨论所有主题。

　　它使与会者有机会准备好参加会议。

　　议程为会议提供了一个重点。

　　这里有一些技巧可以帮助您创建会议议程，让您的会议更有效率。

　　确定会议目标

　　在创建实际议程之前，确定会议的目标，这会让您和您的团队专注。到会议结束时，您的小组需要取得哪些成果？这些目标为您提供了实现目标的理由。了解您召开会议的原因、希望达成的结果以及期望会议采取的行动。

　　优先会议议程点

　　在创建会议议程要点列表时，请确保从最重要到最不重要的主题列表确定优先级。通过这种方式，您将确保处理和完成所有重要主题。

　　寻求团队成员的意见

　　如果您想与参与的与会者举行一次引人入胜的会议，请确保会议议程包括反映他们需求的项目。要求团队成员建议议程项目以及每个项目对这次会议很重要的原因。如果您要求与会者添加议程项目，请确保他们知道他们应该在会议之前就议程请求与您联系，并且他们应该考虑他们需要提出议程的时间。

　　选择影响整个团队的议程项目

　　会议时间通常很昂贵且难以安排。它应该主要用于对影响整个团队的话题进行讨论和决策——并且需要整个团队来解决它们。它们很可能是人们拥有不同信息和需求的问题。如果团队没有在会议的大部分时间讨论相互依赖的问题，团队成员就不会参与，最终也不会参加会议。

　　确定谁负责领导每个主题

　　正式会议负责人以外的其他人通常负责领导议程项目的讨论。此人可能会提供该主题的背景信息、解释数据，或者可能对该领域负有组织责任。在议程项目旁边确定此人可确保人们负责领导该部分议程并在会议前做好准备。

　　保持会议议程简短

　　将会议议程保持在6个或更少的议程项目。没有人愿意在会议上花2个小时。冗长的议程似乎令人生畏，人们通常不会阅读它们。这就是我们喜欢说的“因见面而死”。

　　让内容决定每个主题的时间

　　让内容决定每个议程点应该花费多长时间。不要陷入为每个议程点安排时间的陷阱。如果你认为某件事只需要2分钟，就把它写在议程点旁边。