九华山庄：如何合理规划一场完美会议
发布时间：2021-06-13 16:36:16 浏览次数：0
在会议之前进行思考可以对会议的进行有很大的不同。这包括决定会议的举办方式，以及使用地点等实际选择。
你们开会的目的是什么？
首先要清楚你想要达到的目标。这将影响关于会议应该如何进行的各种决定。
如果您要举行公开会议，请务必在邀请他人之前明确您的目的。例如，假设您正在召开会议，以响应您村庄附近新煤矿的规划申请。您想分享信息、发起辩论还是发起反对矿山的运动？明确宣传将有助于人们决定会议是否适合他们。
无论您会议的主要焦点是什么，它也将是一个让人们“感受”您的团队是什么样子的空间。将“社区建设”视为您的目标之一，可以帮助您优先营造温馨的氛围、加强关系以及决策等实用性。
会议时间
有很多因素会影响人们何时可以参加会议-以及他们到达那里时的清醒和放松程度！
如果您要举行公开会议，请确保提前通知很多人，以便人们可以计划参加，如果他们真的很热心的话。宣传结束时间和开始时间-并考虑保持会议简短，以便更多人可以参加。
在一个既定的群体中，更容易询问人们什么时间安排对他们有用。如果您正在决定下一次面对面的会议时间，请确保您也咨询了不在场的人。考虑是否选择固定时间（例如每个月的第一个星期二）。这样可以更轻松地记住会议，但您将失去任何永远无法参加会议的人。
寻找场地
你在哪里见面对有多少人会来，以及当你到达那里时每个人参与的难易程度都有很大影响。
位置:可以乘坐公共交通工具到达吗？靠近你想来的人？
舒适度：拥有足够的空间、照明和新鲜空气可以更容易集中注意力。考虑一下人们互相听到对方有多容易——例如，是否有来自另一个房间的背景噪音？
无障碍：我们的无障碍场地指南提供了更多关于需要考虑的事情的详细信息。请计划参加的人员提前与您联系，了解他们的访问要求，并准备好移动场地或进行调整以适应他们。
热情好客：您所在的空间会影响谁感到舒适（例如，酒吧或宗教建筑可能会让一些人望而却步）。
成本：有时您可以避免为场地付费，例如在咖啡馆或某人家中开会。当您的资金有限时，这很诱人，但也要考虑免费空间是否有助于您召开富有成效的包容性会议（例如，每个人都能在公共场所聆听吗？）。还请记住，分摊带水壶的房间的租金总体上可能比期望每个人都买一杯饮料便宜！
让人们知道会议
在一个既定的群体中，提醒经常来的人会议的时间和地点可能就足够了。有时，超越核心组织者尤其重要，例如因为决策会产生重大影响。
如果你想吸引新的人，那么宣传需要更多的考虑——关于你想接触谁，以及如何吸引他们的注意力：
制作宣传资料
使用引人注目的图片和有限的文字来增加人们注意到和查看您的宣传的机会。确保包括所有重要的细节：会议的地点、时间、目的、组织者和联系方式。想一想您的宣传所传达的关于该团体是什么样的以及欢迎谁的信息。例如，“男子气概”的图像会令人生畏吗？
分发宣传
考虑使用多种方法，例如社交媒体、电子邮件列表、亲自邀请他人、通过门传单、摊位、海报、活动列表、在当地报纸上撰写文章或在当地广播中发言。
想一想如何才能接触到您特别针对的人，例如自行车路线上的海报和其他自行车相关活动的传单，以参加有关创建新自行车道的会议。尝试超越通常来参加您活动的人，例如在超市布告栏和素食咖啡馆张贴关于您的素食会议的海报。
寻找关键角色的人
有时人们会在会议开始时自愿担任这些角色。然而，提前做出决定是有好处的，这样人们就可以做好准备，例如带上笔记本电脑花几分钟的时间。
主持人：负责帮助您的会议实现其目标的一个人（或多个人），例如通过让小组专注于议程。
Minute-taker：负责创建会议关键点（例如决策和行动点）记录的人。
其他角色：在大型会议中尤其重要。考虑让不同的人欢迎新来的人、提供茶点、按时开会、介绍发言人、拿着麦克风跑来跑去等。
满足不同的需求
我们在以下方面各不相同：我们需要休息的频率，是否需要走动以保持清醒，我们如何最容易地吸收信息，我们是否更喜欢小组讨论或让每个人都在一起。任何会议方式都会让一些人更容易参与，但对另一些人来说更难。
不同的活动将有助于更多的人参与。例如，您可以创造机会在会议期间四处走动，并通过小组聊天来跟进演示。有些人会想在会议前仔细阅读并反思这些问题——其他人则需要时间在会议期间跟上进度。
还要记住会议参与者的无障碍要求，例如，如果您要打印议程，您能否提供大号打印版本？您可以邀请人们与您取得联系，告诉您他们的要求。对于公开会议，您可能还想提供有关场地的信息以及您对会议工作的看法，以便人们知道会发生什么，并可以就任何问题与您联系。
示例会议议程
7.00介绍和签到
7.15工作组反馈：媒体、金融、摊位
7.35与规划官员会面：同意提出哪些问题
8.00休息：茶和蛋糕
8.20组织更多的摊位
9.00评估和关闭
制定议程
会议议程是您打算以何种顺序讨论的内容的列表。这可能是您需要做出的决定列表，或者更广泛的主题，例如“分享我们对小组的看法”。它可能包括您的完成时间和休息时间。
有时你会在会议开始时决定这个，但如果提前制定，你可以节省时间。在这种情况下，请确保您有一个简单的方法让人们提出项目。理想情况下，有足够的时间发送议程，以便从无法参加的人那里获得意见（例如，他们可以给小组发送电子邮件）。
你们开会的目的是什么？
首先要清楚你想要达到的目标。这将影响关于会议应该如何进行的各种决定。
如果您要举行公开会议，请务必在邀请他人之前明确您的目的。例如，假设您正在召开会议，以响应您村庄附近新煤矿的规划申请。您想分享信息、发起辩论还是发起反对矿山的运动？明确宣传将有助于人们决定会议是否适合他们。
无论您会议的主要焦点是什么，它也将是一个让人们“感受”您的团队是什么样子的空间。将“社区建设”视为您的目标之一，可以帮助您优先营造温馨的氛围、加强关系以及决策等实用性。
会议时间
有很多因素会影响人们何时可以参加会议-以及他们到达那里时的清醒和放松程度！
如果您要举行公开会议，请确保提前通知很多人，以便人们可以计划参加，如果他们真的很热心的话。宣传结束时间和开始时间-并考虑保持会议简短，以便更多人可以参加。
在一个既定的群体中，更容易询问人们什么时间安排对他们有用。如果您正在决定下一次面对面的会议时间，请确保您也咨询了不在场的人。考虑是否选择固定时间（例如每个月的第一个星期二）。这样可以更轻松地记住会议，但您将失去任何永远无法参加会议的人。
寻找场地
你在哪里见面对有多少人会来，以及当你到达那里时每个人参与的难易程度都有很大影响。
位置:可以乘坐公共交通工具到达吗？靠近你想来的人？
舒适度：拥有足够的空间、照明和新鲜空气可以更容易集中注意力。考虑一下人们互相听到对方有多容易——例如，是否有来自另一个房间的背景噪音？
无障碍：我们的无障碍场地指南提供了更多关于需要考虑的事情的详细信息。请计划参加的人员提前与您联系，了解他们的访问要求，并准备好移动场地或进行调整以适应他们。
热情好客：您所在的空间会影响谁感到舒适（例如，酒吧或宗教建筑可能会让一些人望而却步）。
成本：有时您可以避免为场地付费，例如在咖啡馆或某人家中开会。当您的资金有限时，这很诱人，但也要考虑免费空间是否有助于您召开富有成效的包容性会议（例如，每个人都能在公共场所聆听吗？）。还请记住，分摊带水壶的房间的租金总体上可能比期望每个人都买一杯饮料便宜！
让人们知道会议
在一个既定的群体中，提醒经常来的人会议的时间和地点可能就足够了。有时，超越核心组织者尤其重要，例如因为决策会产生重大影响。
如果你想吸引新的人，那么宣传需要更多的考虑——关于你想接触谁，以及如何吸引他们的注意力：
制作宣传资料
使用引人注目的图片和有限的文字来增加人们注意到和查看您的宣传的机会。确保包括所有重要的细节：会议的地点、时间、目的、组织者和联系方式。想一想您的宣传所传达的关于该团体是什么样的以及欢迎谁的信息。例如，“男子气概”的图像会令人生畏吗？
分发宣传
考虑使用多种方法，例如社交媒体、电子邮件列表、亲自邀请他人、通过门传单、摊位、海报、活动列表、在当地报纸上撰写文章或在当地广播中发言。
想一想如何才能接触到您特别针对的人，例如自行车路线上的海报和其他自行车相关活动的传单，以参加有关创建新自行车道的会议。尝试超越通常来参加您活动的人，例如在超市布告栏和素食咖啡馆张贴关于您的素食会议的海报。
寻找关键角色的人
有时人们会在会议开始时自愿担任这些角色。然而，提前做出决定是有好处的，这样人们就可以做好准备，例如带上笔记本电脑花几分钟的时间。
主持人：负责帮助您的会议实现其目标的一个人（或多个人），例如通过让小组专注于议程。
Minute-taker：负责创建会议关键点（例如决策和行动点）记录的人。
其他角色：在大型会议中尤其重要。考虑让不同的人欢迎新来的人、提供茶点、按时开会、介绍发言人、拿着麦克风跑来跑去等。
满足不同的需求
我们在以下方面各不相同：我们需要休息的频率，是否需要走动以保持清醒，我们如何最容易地吸收信息，我们是否更喜欢小组讨论或让每个人都在一起。任何会议方式都会让一些人更容易参与，但对另一些人来说更难。
不同的活动将有助于更多的人参与。例如，您可以创造机会在会议期间四处走动，并通过小组聊天来跟进演示。有些人会想在会议前仔细阅读并反思这些问题——其他人则需要时间在会议期间跟上进度。
还要记住会议参与者的无障碍要求，例如，如果您要打印议程，您能否提供大号打印版本？您可以邀请人们与您取得联系，告诉您他们的要求。对于公开会议，您可能还想提供有关场地的信息以及您对会议工作的看法，以便人们知道会发生什么，并可以就任何问题与您联系。
示例会议议程
7.00介绍和签到
7.15工作组反馈：媒体、金融、摊位
7.35与规划官员会面：同意提出哪些问题
8.00休息：茶和蛋糕
8.20组织更多的摊位
9.00评估和关闭
制定议程
会议议程是您打算以何种顺序讨论的内容的列表。这可能是您需要做出的决定列表，或者更广泛的主题，例如“分享我们对小组的看法”。它可能包括您的完成时间和休息时间。
有时你会在会议开始时决定这个，但如果提前制定，你可以节省时间。在这种情况下，请确保您有一个简单的方法让人们提出项目。理想情况下，有足够的时间发送议程，以便从无法参加的人那里获得意见（例如，他们可以给小组发送电子邮件）。