预订大型场地前要问的9个问题
发布时间：2021-05-30 17:15:36 浏览次数：0
当您接到预订大型活动的任务时，似乎永远找不到完美的场地。首先，您需要找到一个可以以合适的价格预订的地方，可以容纳所有您邀请的人，并且所有与会者都可以访问。最重要的是，您需要一个适合您活动主题的场地。
一旦您找到了满足您要求中所有复选框的完美场所，您可能会想立即注册。但是，您必须抵制诱惑，因为未经审查签署合同会使您陷入严重的法律麻烦。
在与场地签订任何合同之前，在与他们签订合同之前，您需要问以下一些问题。
您将如何满足我们的会议需求？
场地
所有活动都不同，其中一些活动不仅需要大型场地。这就是为什么您需要知道场地将如何满足您的会议需求。
例如，婚礼与培训或研讨会非常不同。婚礼通常只需要一间房间和一个足够容纳整个随行人员的地方。培训是非常不同的，有不同的要求。
在某些会议中，与会者可能需要分成较小的分组进行讨论。您选择的场地需要能够满足这种要求。可能还需要单独的房间进行注册、会议或网络休息。
场地还应该能够容纳大型设备或特殊的房间布置。例如，产品发布通常是需要大屏幕或大型舞台等大型设备的盛大活动。场地应该能够告诉您他们计划如何容纳和接待您的请求。
可用性
这是大型会议的另一个重要因素。场地应该在您需要的日期可用。
如果大型活动是股东大会，则在公司章程中规定了何时举行此类聚会。较晚或更早的日期可能是违规行为。这就是为什么您需要检查当天是否有所需的场地。
可用性还应包括设置时间。在某些活动中，您需要提前一天或至少半天到场，以便为会议布置桌子、装饰、视听设备和其他设备。该活动是否可用于此活动？或者其他使用该活动的公司在您之前吗？如果是这样，您有时间进行正确设置吗？
除了可用性之外，您还需要检查场地是否可供所有参加会议的人使用。如果场地足够大，可以容纳所有与会者，但无法通过公共交通工具进入，则可能会给依赖它的人带来麻烦。
场地人员配备
在大型企业活动中，将需要大量员工来满足与会者的需求。在与场地签订任何合同之前，向他们询问以下有关场地人员配备的问题：
租金包括多少员工？这很重要，因为在某些情况下，场地只会提供可能与参加人数不相称的空间所需的最小空间。
工作人员是否协助欢迎客人？他们能否帮助办理登机手续或注册？问这个问题是因为您希望欢迎和注册快速有效，以防止积压。
您的员工在处理与您主持的活动类似的活动方面有何经验？
工作人员在议程的最后一刻更改方面的灵活性如何？
工作人员是否精通满足国际与会者的需求？
在大型企业活动中，拥有能够快速行动的称职员工非常重要，即使是微小的变化也会对参加者的体验产生重大影响。了解员工的能力可以帮助您准备计划B或发生意外情况时的替代方案。
取消政策
通常，大型场地通常带有很大的价格标签。这就是为什么从字面上了解场地的取消政策是值得的。如上所述，意外可能发生，所以做好准备总是更好的，这包括可能取消事件。这就是为什么您需要知道取消活动需要多少费用。
即使是著名的酒店品牌，取消条款也因场地而异。在大多数情况下，场地将需要一笔不可退还的押金，押金通常在签订合同时开始按比例进行。视场地而定，取消费用可能高达100%，最多可在活动开始前60天收取。
出勤率低会怎样？
活动策划
大型活动期间可能会出现出勤率低或打滑的情况。也称为减员，这是实际参加人数与预计人数之间的差值。如果出席人数少，会有场地要求公司支付罚款。
在大多数情况下，场地将要求公司支付全额费用，无论有多少与会者出席。但是，如果他们为此受到处罚，您应该始终协商以获得更好的价格。
安全保障
客人的安全和保障也非常重要，这就是为什么了解场地将如何处理这一点是值得的。
您应该向场地询问的第一个问题是租金中是否包含安保费用。您还应该询问他们将为安全提供多少人员。如果您觉得所提供的安全性不足，您必须知道这一点才能提供更多的人。除此之外，您还需要知道其安全性将提供哪种设备。
了解安保人员如何保护场地对客人的安全也至关重要。会场内是否提供24/7保安？事件本身呢？他们将如何保护它？
视听和其他技术
视听设备和其他技术在会议中至关重要。使用它不仅可以让演讲者听到声音，还可以增强与会者的体验。视听不仅涵盖活动中的麦克风和扬声器，您还应该询问他们可以提供哪些其他设备。根据会议的不同，您可能需要投影仪、大屏幕、笔记本电脑和其他相关设备。租用它们可能会增加您的成本。但是，如果它们包含在租金中，您需要立即知道。
如果场地没有提供您需要的设备，您需要知道从第3方租用或自备是否会产生额外费用。有些场地不允许您租用或自带设备，因为它们有自己的设备可供出租。
您还应该询问他们的互联网功能。有些活动会进行直播，以便可以在YouTube和Facebook等社交媒体渠道上同时播放。但是，提供可靠WiFi的场所并不多。这就是为什么您需要了解他们的互联网功能、限制和费用的原因。
您还需要知道WiFi是否包含在租赁费中，或者他们是否为此设施收取额外费用。由于WiFi是行业标准，因此在连接方面不要害怕提出要求。
便利设施
场地的特色也是必不可少的。在大型活动中，了解场地提供什么样的设施非常重要，因为它会影响与会者的舒适度。例如，活动有多少个洗手间可用？附近有洗手间吗？
其他便利设施也很重要。您需要了解现场停车或他们是否有代客泊车服务。您在场地租用的房间的位置也是一个主要因素。如果您要租多个房间，它们是否在同一楼层？与会者在会场周围走动容易吗？
在租用大型场地或任何场地时，都会有限制。询问对音乐、第3方供应商、装饰等的限制。了解您可以做什么和不可以做什么可以帮助您避免处罚和罚款。
付款政策
会议室
最后，是时候拿出钱包了。与场馆签订合同之前，您需要知道它要花多少钱。许多举办活动的公司都有需要遵循的预算。即使场地非常适合举办活动，如果您负担不起，也无法租用。
但是，您还应该询问工作日和周末预订之间的费用差异。由于需求量低，许多场馆在工作日的预订价格更便宜，因此您毕竟可能会抢到您梦想中的场馆。
询问存款和付款时间表。许多场馆要求您在预订后立即支付押金。在某些情况下，您需要在活动开始前几天或几周支付全额费用。了解付款时间表将使您更好地预算财务并避免罚款。
也有场地因最后一分钟的变化、恶劣的天气和其他突发事件而取消罚款。这也是很好的信息，因为在实际事件到来之前仍有许多不确定性。
也询问他们的保险要求。其他细节，例如小费的额外费用、清洁费和加班费，在写入合同之前也应该知道。最后，询问他们可以帮助您省钱的套餐。
一旦您找到了满足您要求中所有复选框的完美场所，您可能会想立即注册。但是，您必须抵制诱惑，因为未经审查签署合同会使您陷入严重的法律麻烦。
在与场地签订任何合同之前，在与他们签订合同之前，您需要问以下一些问题。
您将如何满足我们的会议需求？
场地
所有活动都不同，其中一些活动不仅需要大型场地。这就是为什么您需要知道场地将如何满足您的会议需求。
例如，婚礼与培训或研讨会非常不同。婚礼通常只需要一间房间和一个足够容纳整个随行人员的地方。培训是非常不同的，有不同的要求。
在某些会议中，与会者可能需要分成较小的分组进行讨论。您选择的场地需要能够满足这种要求。可能还需要单独的房间进行注册、会议或网络休息。
场地还应该能够容纳大型设备或特殊的房间布置。例如，产品发布通常是需要大屏幕或大型舞台等大型设备的盛大活动。场地应该能够告诉您他们计划如何容纳和接待您的请求。
可用性
这是大型会议的另一个重要因素。场地应该在您需要的日期可用。
如果大型活动是股东大会，则在公司章程中规定了何时举行此类聚会。较晚或更早的日期可能是违规行为。这就是为什么您需要检查当天是否有所需的场地。
可用性还应包括设置时间。在某些活动中，您需要提前一天或至少半天到场，以便为会议布置桌子、装饰、视听设备和其他设备。该活动是否可用于此活动？或者其他使用该活动的公司在您之前吗？如果是这样，您有时间进行正确设置吗？
除了可用性之外，您还需要检查场地是否可供所有参加会议的人使用。如果场地足够大，可以容纳所有与会者，但无法通过公共交通工具进入，则可能会给依赖它的人带来麻烦。
场地人员配备
在大型企业活动中，将需要大量员工来满足与会者的需求。在与场地签订任何合同之前，向他们询问以下有关场地人员配备的问题：
租金包括多少员工？这很重要，因为在某些情况下，场地只会提供可能与参加人数不相称的空间所需的最小空间。
工作人员是否协助欢迎客人？他们能否帮助办理登机手续或注册？问这个问题是因为您希望欢迎和注册快速有效，以防止积压。
您的员工在处理与您主持的活动类似的活动方面有何经验？
工作人员在议程的最后一刻更改方面的灵活性如何？
工作人员是否精通满足国际与会者的需求？
在大型企业活动中，拥有能够快速行动的称职员工非常重要，即使是微小的变化也会对参加者的体验产生重大影响。了解员工的能力可以帮助您准备计划B或发生意外情况时的替代方案。
取消政策
通常，大型场地通常带有很大的价格标签。这就是为什么从字面上了解场地的取消政策是值得的。如上所述，意外可能发生，所以做好准备总是更好的，这包括可能取消事件。这就是为什么您需要知道取消活动需要多少费用。
即使是著名的酒店品牌，取消条款也因场地而异。在大多数情况下，场地将需要一笔不可退还的押金，押金通常在签订合同时开始按比例进行。视场地而定，取消费用可能高达100%，最多可在活动开始前60天收取。
出勤率低会怎样？
活动策划
大型活动期间可能会出现出勤率低或打滑的情况。也称为减员，这是实际参加人数与预计人数之间的差值。如果出席人数少，会有场地要求公司支付罚款。
在大多数情况下，场地将要求公司支付全额费用，无论有多少与会者出席。但是，如果他们为此受到处罚，您应该始终协商以获得更好的价格。
安全保障
客人的安全和保障也非常重要，这就是为什么了解场地将如何处理这一点是值得的。
您应该向场地询问的第一个问题是租金中是否包含安保费用。您还应该询问他们将为安全提供多少人员。如果您觉得所提供的安全性不足，您必须知道这一点才能提供更多的人。除此之外，您还需要知道其安全性将提供哪种设备。
了解安保人员如何保护场地对客人的安全也至关重要。会场内是否提供24/7保安？事件本身呢？他们将如何保护它？
视听和其他技术
视听设备和其他技术在会议中至关重要。使用它不仅可以让演讲者听到声音，还可以增强与会者的体验。视听不仅涵盖活动中的麦克风和扬声器，您还应该询问他们可以提供哪些其他设备。根据会议的不同，您可能需要投影仪、大屏幕、笔记本电脑和其他相关设备。租用它们可能会增加您的成本。但是，如果它们包含在租金中，您需要立即知道。
如果场地没有提供您需要的设备，您需要知道从第3方租用或自备是否会产生额外费用。有些场地不允许您租用或自带设备，因为它们有自己的设备可供出租。
您还应该询问他们的互联网功能。有些活动会进行直播，以便可以在YouTube和Facebook等社交媒体渠道上同时播放。但是，提供可靠WiFi的场所并不多。这就是为什么您需要了解他们的互联网功能、限制和费用的原因。
您还需要知道WiFi是否包含在租赁费中，或者他们是否为此设施收取额外费用。由于WiFi是行业标准，因此在连接方面不要害怕提出要求。
便利设施
场地的特色也是必不可少的。在大型活动中，了解场地提供什么样的设施非常重要，因为它会影响与会者的舒适度。例如，活动有多少个洗手间可用？附近有洗手间吗？
其他便利设施也很重要。您需要了解现场停车或他们是否有代客泊车服务。您在场地租用的房间的位置也是一个主要因素。如果您要租多个房间，它们是否在同一楼层？与会者在会场周围走动容易吗？
在租用大型场地或任何场地时，都会有限制。询问对音乐、第3方供应商、装饰等的限制。了解您可以做什么和不可以做什么可以帮助您避免处罚和罚款。
付款政策
会议室
最后，是时候拿出钱包了。与场馆签订合同之前，您需要知道它要花多少钱。许多举办活动的公司都有需要遵循的预算。即使场地非常适合举办活动，如果您负担不起，也无法租用。
但是，您还应该询问工作日和周末预订之间的费用差异。由于需求量低，许多场馆在工作日的预订价格更便宜，因此您毕竟可能会抢到您梦想中的场馆。
询问存款和付款时间表。许多场馆要求您在预订后立即支付押金。在某些情况下，您需要在活动开始前几天或几周支付全额费用。了解付款时间表将使您更好地预算财务并避免罚款。
也有场地因最后一分钟的变化、恶劣的天气和其他突发事件而取消罚款。这也是很好的信息，因为在实际事件到来之前仍有许多不确定性。
也询问他们的保险要求。其他细节，例如小费的额外费用、清洁费和加班费，在写入合同之前也应该知道。最后，询问他们可以帮助您省钱的套餐。