选择活动场地时要考虑的10件事
发布时间：2021-07-18 10:37:21 浏览次数：0
在组织活动时，您会面临许多决定。选择场地是对您的活动影响最大的一个决定。活动日期、餐饮选择和与会者的愉快体验……所有这些都在一定程度上受您选择的场地的影响。
这听起来是不是有点吓人？你不必有这种感觉。以下是一些关于何时做出决定、考虑什么以及如何做得更好的指导方针。
何时开始寻找场地
越早越好。一旦您对以下3件事有了很好的了解，您就可以开始寻找场地：预算、估计的活动规模和空间要求。
至少提前4-6个月预订场地，以便您有足够的时间计划其他重要事项，例如餐饮、活动手册和网站。
寻找场地时应考虑的事项
1.地点
您可能已经考虑过这一点。对于本地活动，您可能正在寻找距离大多数参加者的家或工作地点合理距离的场所。如果许多与会者将从外地旅行，机场或酒店附近的场地将是有益的。无论哪种情况，都不要忘记考虑交通、交通和停车选项。此外，“为了以防万一，与场地供应商签订正式合同，因为不得不改变活动场地可能是您最不想看到的事情。”SoftwareHow的创始人说，他组织了一个有300名与会者的行业会议。
如果您想减少与会者迟到的机会，请为他们提供一个移动活动应用程序，这在当今已成为一种标准。借助触手可及的GPS地图、行车路线和停车/班车信息，您的与会者会感到安心。如果场地位于大型校园或研究所内，带图钉的地图尤其有用。对于有展览、海报或平行会议的活动，交互式室内地图将帮助与会者方便地导航。
2.停车
场地是否有停车场或代客泊车服务？一个有停车场的场地是梦寐以求的。如果不是这种情况，附近是否有供与会者访问和使用的停车场？如果没有可用的停车位，您也并非完全不走运，因为您有以下几种选择：
您可以为与会者预订附近的停车场，并将费用包含在票价中，或者让与会者在停车时付费。
为与会者提供一种共享乘车或出租车的方式。这也是他们相互交流的好机会。像这样的会议应用程序提供了一个社区委员会和一个群聊功能来帮助解决这个问题。在此处获取更多信息。
即使场地没有，您也可以为活动提供代客泊车服务。如果活动是晚会等高档活动，则提供代客服务可能是必不可少的。
相关提示：活动沟通初学者指南：策略、计划和工具
3.容量和最小值
容量是多少？由于一些原因，您需要知道场地的房间容量。首先，500人（如果这是您估计的活动规模）无法舒适地容纳250人的房间。其次，场地必须遵守消防和安全法规。
餐饮最低限额是多少？如果您的场地提供食品和/或饮料并设置了最低食品和饮料消费金额（称为最低餐饮金额），请确保之前活动的过往餐饮记录与最低金额一致。如果您估计的餐饮支出比场地要求多得多，则意味着您将成为他们的好顾客。如果您的支出达到一定水平，与他们协商是否可以提供免费服务（例如升级Wi-Fi或A/V支持）作为回报。
如何根据与会者的反馈进行调整？在您的活动之前或期间，能够对房间或餐饮的大小做出明智的调整非常重要。您可以通过活动应用程序上的实时投票轻松统计人数或收集即时反馈，从而节省您的时间和金钱。以下是现成模板中的85个事件调查问题和现场投票示例。
4.服务和设施
场地是否有厨房，是否可以为您的活动提供餐饮服务？如果是这样，场地通常会免除设施费，只收取每位与会者的首付和食物费用。那些没有厨房设施的场所可能与您需要使用的食品供应商有合作关系。您可能想提前检查他们的食物。如果它不够好，就会对与会者的体验产生负面影响。因此，要么选择提供美味佳肴的场所，要么允许您引入外部食品供应商。
它有您可以使用的桌子、椅子和床单吗？如果场地有这些物品，假设它们符合您的主题和氛围，您可以通过使用它们所拥有的物品来节省大量金钱和精力。
它有设置/清理人员吗？如果您找到了一个提供设置和清理人员的场地，请庆幸！情况并非总是如此。如果这些服务不可用，您将需要组建您的活动团队或寻找志愿者。
它有AV功能吗？有些场馆有内置的视听设备供您使用，而有些场馆则要求您自己携带。
5.布局
即使您会在活动策划过程的早期找到您的场地，您仍然需要大致了解您将包括哪些类型的活动、您需要的设施以及您团队的需求和与会者。
在缩小选择范围的同时，获得每个场地的插图平面图，并至少浏览一次您最喜欢的地方，记下重要的事情，例如插座的位置以及AV设备的位置或可以放置的位置。
布局和平面图将极大地影响活动的几个不同方面：
流量考虑通过您的活动的流量。对于每个事件，您想要的流类型会有所不同。活动中哪些区域的人流量会很高？登记？礼堂门？在选择场地时请记住这一点，并意识到您如何布置桌子和装饰也会对此产生很大影响。
活动活动如果您想在活动中邀请主题演讲者，您需要一个舞台，或者需要一个地点来放置租用的舞台。您需要演示区吗？会有酒吧吗？
相关提示：如何在5分钟内创建与会者姓名徽章
6.氛围
特别注意场地内的现有装饰。建筑风格是什么，建筑的内部传达了什么？如果您要举办盛会，您可能需要与世博会不同的场地设施。氛围与您的活动（高档、高科技等）的理想感觉越不匹配，您需要做的装饰就越多以弥补它。
7.保险
根据BizBash的说法，如果您没有保险，某些场所甚至不会与您做生意。Hallquist说：“有几个场馆需要承担一定的责任，并且被指定为活动的额外保险。”“通常，您可以要求您的一般责任保险代理人为您的活动背书。在联系您的代理之前，尽早开始计划添加此内容以及所有所需的措辞、地址等也是一个好主意。”
8.可访问性
可达性是指每个人，尤其是有特殊需要的人，都可以进入建筑物及其设施的可能性。在回答这个问题之前，您需要了解您的与会者是谁以及他们的需求是什么。
您可能会知道您的场地是否会有儿童，但您可能不知道是否会有其他特殊需求的人。在这种情况下，查看您的组织最近举办的活动可能会让您对此有所了解。
9.声学
您是否曾经参加过在如此嘈杂的场所参加活动，以至于很难听到其他人的声音，导致您一夜之间听力疲劳并失声？那是音响效果不好造成的。声学只是声音如何在场地中传播的一个奇特的词。低矮的天花板会让场地看起来很舒适，但如果它挤满了人，它会变得更响亮。或者，大型仓库式场地会产生回声，或者建筑师所说的“混响”。
10.活动日期的成本和灵活性
灵活安排活动日期可能是与场地谈判的好方法。他们的日历上可能有他们想要填写的开放日期。通过提供2-3个日期选项，您更有可能获得折扣价。
虽然声学并不是您活动的全部，但您可以采取一些措施来改善它们，例如充分利用场地外的露台，或者正如阿姆斯壮天花板在他们为美国研究所撰写的文章中所述对于Architects的网站，您可以使用声学云或檐篷。
如何寻找场地
为您的活动寻找合适的场地可能会占用您相当多的时间。幸运的是，有一些快捷方式可以帮助您节省时间：
联系该地区当地的会议和游客局，询问最适合您需求的场地。
如您所见，在选择活动场地时需要考虑很多因素。但是，如果您在进行研究时考虑到上述因素，您就会找到举办活动的理想场所。
这听起来是不是有点吓人？你不必有这种感觉。以下是一些关于何时做出决定、考虑什么以及如何做得更好的指导方针。
何时开始寻找场地
越早越好。一旦您对以下3件事有了很好的了解，您就可以开始寻找场地：预算、估计的活动规模和空间要求。
至少提前4-6个月预订场地，以便您有足够的时间计划其他重要事项，例如餐饮、活动手册和网站。
寻找场地时应考虑的事项
1.地点
您可能已经考虑过这一点。对于本地活动，您可能正在寻找距离大多数参加者的家或工作地点合理距离的场所。如果许多与会者将从外地旅行，机场或酒店附近的场地将是有益的。无论哪种情况，都不要忘记考虑交通、交通和停车选项。此外，“为了以防万一，与场地供应商签订正式合同，因为不得不改变活动场地可能是您最不想看到的事情。”SoftwareHow的创始人说，他组织了一个有300名与会者的行业会议。
如果您想减少与会者迟到的机会，请为他们提供一个移动活动应用程序，这在当今已成为一种标准。借助触手可及的GPS地图、行车路线和停车/班车信息，您的与会者会感到安心。如果场地位于大型校园或研究所内，带图钉的地图尤其有用。对于有展览、海报或平行会议的活动，交互式室内地图将帮助与会者方便地导航。
2.停车
场地是否有停车场或代客泊车服务？一个有停车场的场地是梦寐以求的。如果不是这种情况，附近是否有供与会者访问和使用的停车场？如果没有可用的停车位，您也并非完全不走运，因为您有以下几种选择：
您可以为与会者预订附近的停车场，并将费用包含在票价中，或者让与会者在停车时付费。
为与会者提供一种共享乘车或出租车的方式。这也是他们相互交流的好机会。像这样的会议应用程序提供了一个社区委员会和一个群聊功能来帮助解决这个问题。在此处获取更多信息。
即使场地没有，您也可以为活动提供代客泊车服务。如果活动是晚会等高档活动，则提供代客服务可能是必不可少的。
相关提示：活动沟通初学者指南：策略、计划和工具
3.容量和最小值
容量是多少？由于一些原因，您需要知道场地的房间容量。首先，500人（如果这是您估计的活动规模）无法舒适地容纳250人的房间。其次，场地必须遵守消防和安全法规。
餐饮最低限额是多少？如果您的场地提供食品和/或饮料并设置了最低食品和饮料消费金额（称为最低餐饮金额），请确保之前活动的过往餐饮记录与最低金额一致。如果您估计的餐饮支出比场地要求多得多，则意味着您将成为他们的好顾客。如果您的支出达到一定水平，与他们协商是否可以提供免费服务（例如升级Wi-Fi或A/V支持）作为回报。
如何根据与会者的反馈进行调整？在您的活动之前或期间，能够对房间或餐饮的大小做出明智的调整非常重要。您可以通过活动应用程序上的实时投票轻松统计人数或收集即时反馈，从而节省您的时间和金钱。以下是现成模板中的85个事件调查问题和现场投票示例。
4.服务和设施
场地是否有厨房，是否可以为您的活动提供餐饮服务？如果是这样，场地通常会免除设施费，只收取每位与会者的首付和食物费用。那些没有厨房设施的场所可能与您需要使用的食品供应商有合作关系。您可能想提前检查他们的食物。如果它不够好，就会对与会者的体验产生负面影响。因此，要么选择提供美味佳肴的场所，要么允许您引入外部食品供应商。
它有您可以使用的桌子、椅子和床单吗？如果场地有这些物品，假设它们符合您的主题和氛围，您可以通过使用它们所拥有的物品来节省大量金钱和精力。
它有设置/清理人员吗？如果您找到了一个提供设置和清理人员的场地，请庆幸！情况并非总是如此。如果这些服务不可用，您将需要组建您的活动团队或寻找志愿者。
它有AV功能吗？有些场馆有内置的视听设备供您使用，而有些场馆则要求您自己携带。
5.布局
即使您会在活动策划过程的早期找到您的场地，您仍然需要大致了解您将包括哪些类型的活动、您需要的设施以及您团队的需求和与会者。
在缩小选择范围的同时，获得每个场地的插图平面图，并至少浏览一次您最喜欢的地方，记下重要的事情，例如插座的位置以及AV设备的位置或可以放置的位置。
布局和平面图将极大地影响活动的几个不同方面：
流量考虑通过您的活动的流量。对于每个事件，您想要的流类型会有所不同。活动中哪些区域的人流量会很高？登记？礼堂门？在选择场地时请记住这一点，并意识到您如何布置桌子和装饰也会对此产生很大影响。
活动活动如果您想在活动中邀请主题演讲者，您需要一个舞台，或者需要一个地点来放置租用的舞台。您需要演示区吗？会有酒吧吗？
相关提示：如何在5分钟内创建与会者姓名徽章
6.氛围
特别注意场地内的现有装饰。建筑风格是什么，建筑的内部传达了什么？如果您要举办盛会，您可能需要与世博会不同的场地设施。氛围与您的活动（高档、高科技等）的理想感觉越不匹配，您需要做的装饰就越多以弥补它。
7.保险
根据BizBash的说法，如果您没有保险，某些场所甚至不会与您做生意。Hallquist说：“有几个场馆需要承担一定的责任，并且被指定为活动的额外保险。”“通常，您可以要求您的一般责任保险代理人为您的活动背书。在联系您的代理之前，尽早开始计划添加此内容以及所有所需的措辞、地址等也是一个好主意。”
8.可访问性
可达性是指每个人，尤其是有特殊需要的人，都可以进入建筑物及其设施的可能性。在回答这个问题之前，您需要了解您的与会者是谁以及他们的需求是什么。
您可能会知道您的场地是否会有儿童，但您可能不知道是否会有其他特殊需求的人。在这种情况下，查看您的组织最近举办的活动可能会让您对此有所了解。
9.声学
您是否曾经参加过在如此嘈杂的场所参加活动，以至于很难听到其他人的声音，导致您一夜之间听力疲劳并失声？那是音响效果不好造成的。声学只是声音如何在场地中传播的一个奇特的词。低矮的天花板会让场地看起来很舒适，但如果它挤满了人，它会变得更响亮。或者，大型仓库式场地会产生回声，或者建筑师所说的“混响”。
10.活动日期的成本和灵活性
灵活安排活动日期可能是与场地谈判的好方法。他们的日历上可能有他们想要填写的开放日期。通过提供2-3个日期选项，您更有可能获得折扣价。
虽然声学并不是您活动的全部，但您可以采取一些措施来改善它们，例如充分利用场地外的露台，或者正如阿姆斯壮天花板在他们为美国研究所撰写的文章中所述对于Architects的网站，您可以使用声学云或檐篷。
如何寻找场地
为您的活动寻找合适的场地可能会占用您相当多的时间。幸运的是，有一些快捷方式可以帮助您节省时间：
联系该地区当地的会议和游客局，询问最适合您需求的场地。
如您所见，在选择活动场地时需要考虑很多因素。但是，如果您在进行研究时考虑到上述因素，您就会找到举办活动的理想场所。