九华山庄：一场完美的会议如何举办？
发布时间：2021-06-21 00:26:28 浏览次数：0
每一次会议都应该是愉快的，高效地运行，并建立组织的士气。尽管这些特征可能难以衡量，但它们非常重要。没有人愿意参加无聊或运行不佳的会议。高效的会议将人们的时间视为最宝贵的资源。他们还通过产生团结感并帮助人们相互尊重和支持来建立组织士气。
每个会议都需要一个协调人，一个帮助会议实现其目标的人。为了做好充分的准备。主席必须提前知道她或他将为会议提供便利。没有什么比到达并问“谁在主持这次会议”更糟糕的了？如果没有人准备提供便利，会议可能会进行得很糟糕。
成为一名优秀的主持人既是一门技能，也是一门艺术。它是一种技能，人们可以学习某些技术并通过实践提高他们的能力。这是一门艺术，因为有些人比其他人更擅长它。组织中的某些职位，例如董事会主席，需要他们协助会议；因此，董事会主席必须接受如何做到这一点的培训。因为其他会议不需要特定的人充当协调人，所以您可以利用具有必要技能的成员。促进会议需要某人：
了解会议和组织的目标
将小组保留在议程上并继续前进
让每个人都参加会议，既控制霸道的人，又拖出害羞的人
确保以民主方式做出决定。
协调人必须确保做出决定、制定计划并做出承诺，但要以所有相关人员都感到愉快的方式进行。一个好的主持人关心会议的内容和风格。通过建议其他角色，例如记事员和计时员，协调员在推进议程方面有一些帮助。以下是一些会议促进指南：
立即开始会议。这些天很少有会议真正准时开始，但你不想惩罚那些准时来的人。对于大型团体会议，计划在正式开始时间的10到15分钟内开始。对于较小的会议，特别是定期的组织会议，准时开始。
欢迎大家。强调欢迎参加会议的每一个人。在任何情况下，都不要哀叹团体的规模。一旦你参加了会议，那里的人就是那里的人。带着你所拥有的去。（你可能想在会后分析招聘计划。）
介绍人。如果只有少数人是新来的，请让他们自我介绍。如果整个小组彼此之间不太了解，请让人们回答一个问题或讲述一些关于他们自己的事情，为小组或主席提供有用的信息。您应该提出的问题类型取决于会议的类型、参与人数以及会议的总体目标。示例介绍性问题包括：
您想了解有关该组织的哪些信息？（如果会议设置为将您的组织介绍给另一个组织）
您最初是如何加入我们的组织的？（如果大多数人已经参与，但参与者彼此不了解）
是什么让你对这个问题最生气？（如果会议被要求关注特定问题）。
让每个人在会议开始时都感到受欢迎并被倾听是很重要的。否则，参与者可能会感到不舒服和不被重视。并且不会很好地参与会议的后期部分。此外。如果您没有从人们那里获得有关他们背景和参与的基本信息，您可能会错过黄金机会。例如。地区性报纸的编辑可能会参加你的会议，但如果你没有找到那个人的关系，你就不会要求接受采访或特别报道。
会议主席可能需要介绍他或她自己，并说明他或她为什么要发言或为会议提供便利。当大多数人不熟悉主席时尤其如此。主席解释他们加入组织的时间有多长，组织对他们的重要性，以及他们希望会议取得什么样的结果，从来没有什么坏处。
查看议程。回顾会议中将要发生的事情。询问小组议程是否足够。虽然在90%的情况下都没有问题，但有人会在另外10%的情况下建议额外的项目。可以在会议中直接解决该项目，或者您可以解释如何以及何时解决该问题。
解释会议规则。大多数团体都需要一些基本的会议秩序规则。如果您选择使用正式系统，例如罗伯特议事规则，请确保每个人都了解如何使用它们。如果没有，少数人可以仅仅根据他们对罗伯特规则的更好理解来主宰会议。
鼓励参与。每次会议都应该让来的人参与。鼓励领导者和组织者倾听人们的声音。寻求人们所做的报告并感谢他们。敦促那些拥有过去决策相关背景信息的人，并努力在适当的时候分享这些信息。把那些似乎从讨论中退缩的人抽出来。
坚持议程。团体倾向于远离最初的议程。当你听到讨论开始时，把它引起小组的注意。你可以说，“这是一个有趣的问题，但也许我们应该回到最初讨论的问题。”
避免详细的决策。通常，小组讨论餐巾纸的颜色比讨论他们面临的实际问题更容易。让一个小组不要沉浸在细节中，而是建议，“也许委员会可以解决这个问题。你真的不想参与这种程度的细节，是吗？”
行动起来。会议不仅应该为人们提供一个交谈的机会，而且还应该挑战他们计划以任何形式面对和改变不公正的方法。避免仅仅为了“讨论”事情或“教育”人们而召开会议。会议应该计划有效的行动来建立组织。
寻求承诺.获得未来参与的承诺通常是大多数会议的目标。您希望领导者致力于某些任务，人们自愿帮助开展活动或组织承诺支持您的团队。确保分配足够的时间来寻求承诺。用于小型会议。在他们同意承担的任务旁边的新闻纸上写下人们的名字。主席可能想直接询问每个人他或她想如何提供帮助。一个经验法则是，特别是对于少于10人的会议，每个人都应该离开会议，有事可做。劝阻人们不要“旁听”会议。你需要实干家，而不是观察家。不要在会议结束时说：“我们的组织者会与您联系以确认您如何参与。”抓住时机。确认人们希望如何参与会议。将有足够多的其他后续工作要做。
结束讨论。大多数小组讨论项目的时间会比需要的时间长十倍，除非协调员帮助他们认识到他们基本上是一致的。制定一个共识立场，或者请小组中的某个人制定一个反映小组总体立场的立场，然后继续前进。如果有一两个人不同意，尽可能清楚地陈述情况：“汤姆和莱沃尼亚在这件事上似乎意见不一，但其他人似乎都同意朝这个方向前进。也许我们应该决定朝这个方向前进小组中的大多数人，但也许Tom和Levonia可以通过其他方式回复我们以解决他们的担忧。
一些团体强烈希望就问题达成共识。如果您的小组是其中之一，请务必阅读会议资源部分中列出的关于协商一致决策的书。大多数团体。然而。发现投票是最合适的决策方式。一个好的经验法则是，投票必须以三分之二多数通过才能成为一个好的决定。如果只达到简单多数（51%），就没有足够强大的支持使其成为一个好的决定。为了让大多数团队运作良好，他们应该在可能的情况下寻求共识，但要通过投票来推进决策并使领导者承担责任。
尊重每个人的权利。主持人是会议中弱者的保护者。他或她鼓励安静和害羞的人说话。不允许霸道的人以任何方式嘲笑他人的想法或使他们难堪。试试用下面的一句话来对付霸道的人：“今晚我们从男人那里听到了很多，有没有女人有额外的评论？”（假设霸道的是一个男人）。或者，“我们从房间的这一边听到了很多。房间的另一边有人有想法吗？”或者，“让我们听听尚未发言的人的意见。”
有时人们会主导讨论，因为他们对某个问题非常感兴趣并且有很多想法。可能有办法吸引他们的兴趣和关注，而不必让他们继续主导会议。例如，考虑要求他们在该问题的工作组或委员会中任职。
在其他情况下，人们只是为了听到自己说话。如果某人经常参加您组织的会议并经常制造问题，那么关键领导者应该与他或她讨论如何帮助新人加入并在会议上吸引其他人。
灵活。有时，会出现非常重要的问题和顾虑，您必须在返回到准备好的议程之前更改议程以讨论它们。如有必要，请在会议中休息五分钟，与主要领导讨论如何处理问题以及如何调整议程。准备好推荐替代议程，必要时删除项目。
总结会议结果和后续行动。在结束会议之前。总结发生了什么以及将发生什么后续行动。回顾人们为加强承诺而做出的承诺，并提醒他们会议的有效性。
感谢人们。花点时间感谢为会议准备好东西、布置房间、带来茶点的人。或输入议程。同时，感谢大家使会议取得成功。
在结束时间或之前结束会议。除非会议真的很令人兴奋，否则人们希望它按时结束。请记住，没有人介意提前离开会议。
每个会议都需要一个协调人，一个帮助会议实现其目标的人。为了做好充分的准备。主席必须提前知道她或他将为会议提供便利。没有什么比到达并问“谁在主持这次会议”更糟糕的了？如果没有人准备提供便利，会议可能会进行得很糟糕。
成为一名优秀的主持人既是一门技能，也是一门艺术。它是一种技能，人们可以学习某些技术并通过实践提高他们的能力。这是一门艺术，因为有些人比其他人更擅长它。组织中的某些职位，例如董事会主席，需要他们协助会议；因此，董事会主席必须接受如何做到这一点的培训。因为其他会议不需要特定的人充当协调人，所以您可以利用具有必要技能的成员。促进会议需要某人：
了解会议和组织的目标
将小组保留在议程上并继续前进
让每个人都参加会议，既控制霸道的人，又拖出害羞的人
确保以民主方式做出决定。
协调人必须确保做出决定、制定计划并做出承诺，但要以所有相关人员都感到愉快的方式进行。一个好的主持人关心会议的内容和风格。通过建议其他角色，例如记事员和计时员，协调员在推进议程方面有一些帮助。以下是一些会议促进指南：
立即开始会议。这些天很少有会议真正准时开始，但你不想惩罚那些准时来的人。对于大型团体会议，计划在正式开始时间的10到15分钟内开始。对于较小的会议，特别是定期的组织会议，准时开始。
欢迎大家。强调欢迎参加会议的每一个人。在任何情况下，都不要哀叹团体的规模。一旦你参加了会议，那里的人就是那里的人。带着你所拥有的去。（你可能想在会后分析招聘计划。）
介绍人。如果只有少数人是新来的，请让他们自我介绍。如果整个小组彼此之间不太了解，请让人们回答一个问题或讲述一些关于他们自己的事情，为小组或主席提供有用的信息。您应该提出的问题类型取决于会议的类型、参与人数以及会议的总体目标。示例介绍性问题包括：
您想了解有关该组织的哪些信息？（如果会议设置为将您的组织介绍给另一个组织）
您最初是如何加入我们的组织的？（如果大多数人已经参与，但参与者彼此不了解）
是什么让你对这个问题最生气？（如果会议被要求关注特定问题）。
让每个人在会议开始时都感到受欢迎并被倾听是很重要的。否则，参与者可能会感到不舒服和不被重视。并且不会很好地参与会议的后期部分。此外。如果您没有从人们那里获得有关他们背景和参与的基本信息，您可能会错过黄金机会。例如。地区性报纸的编辑可能会参加你的会议，但如果你没有找到那个人的关系，你就不会要求接受采访或特别报道。
会议主席可能需要介绍他或她自己，并说明他或她为什么要发言或为会议提供便利。当大多数人不熟悉主席时尤其如此。主席解释他们加入组织的时间有多长，组织对他们的重要性，以及他们希望会议取得什么样的结果，从来没有什么坏处。
查看议程。回顾会议中将要发生的事情。询问小组议程是否足够。虽然在90%的情况下都没有问题，但有人会在另外10%的情况下建议额外的项目。可以在会议中直接解决该项目，或者您可以解释如何以及何时解决该问题。
解释会议规则。大多数团体都需要一些基本的会议秩序规则。如果您选择使用正式系统，例如罗伯特议事规则，请确保每个人都了解如何使用它们。如果没有，少数人可以仅仅根据他们对罗伯特规则的更好理解来主宰会议。
鼓励参与。每次会议都应该让来的人参与。鼓励领导者和组织者倾听人们的声音。寻求人们所做的报告并感谢他们。敦促那些拥有过去决策相关背景信息的人，并努力在适当的时候分享这些信息。把那些似乎从讨论中退缩的人抽出来。
坚持议程。团体倾向于远离最初的议程。当你听到讨论开始时，把它引起小组的注意。你可以说，“这是一个有趣的问题，但也许我们应该回到最初讨论的问题。”
避免详细的决策。通常，小组讨论餐巾纸的颜色比讨论他们面临的实际问题更容易。让一个小组不要沉浸在细节中，而是建议，“也许委员会可以解决这个问题。你真的不想参与这种程度的细节，是吗？”
行动起来。会议不仅应该为人们提供一个交谈的机会，而且还应该挑战他们计划以任何形式面对和改变不公正的方法。避免仅仅为了“讨论”事情或“教育”人们而召开会议。会议应该计划有效的行动来建立组织。
寻求承诺.获得未来参与的承诺通常是大多数会议的目标。您希望领导者致力于某些任务，人们自愿帮助开展活动或组织承诺支持您的团队。确保分配足够的时间来寻求承诺。用于小型会议。在他们同意承担的任务旁边的新闻纸上写下人们的名字。主席可能想直接询问每个人他或她想如何提供帮助。一个经验法则是，特别是对于少于10人的会议，每个人都应该离开会议，有事可做。劝阻人们不要“旁听”会议。你需要实干家，而不是观察家。不要在会议结束时说：“我们的组织者会与您联系以确认您如何参与。”抓住时机。确认人们希望如何参与会议。将有足够多的其他后续工作要做。
结束讨论。大多数小组讨论项目的时间会比需要的时间长十倍，除非协调员帮助他们认识到他们基本上是一致的。制定一个共识立场，或者请小组中的某个人制定一个反映小组总体立场的立场，然后继续前进。如果有一两个人不同意，尽可能清楚地陈述情况：“汤姆和莱沃尼亚在这件事上似乎意见不一，但其他人似乎都同意朝这个方向前进。也许我们应该决定朝这个方向前进小组中的大多数人，但也许Tom和Levonia可以通过其他方式回复我们以解决他们的担忧。
一些团体强烈希望就问题达成共识。如果您的小组是其中之一，请务必阅读会议资源部分中列出的关于协商一致决策的书。大多数团体。然而。发现投票是最合适的决策方式。一个好的经验法则是，投票必须以三分之二多数通过才能成为一个好的决定。如果只达到简单多数（51%），就没有足够强大的支持使其成为一个好的决定。为了让大多数团队运作良好，他们应该在可能的情况下寻求共识，但要通过投票来推进决策并使领导者承担责任。
尊重每个人的权利。主持人是会议中弱者的保护者。他或她鼓励安静和害羞的人说话。不允许霸道的人以任何方式嘲笑他人的想法或使他们难堪。试试用下面的一句话来对付霸道的人：“今晚我们从男人那里听到了很多，有没有女人有额外的评论？”（假设霸道的是一个男人）。或者，“我们从房间的这一边听到了很多。房间的另一边有人有想法吗？”或者，“让我们听听尚未发言的人的意见。”
有时人们会主导讨论，因为他们对某个问题非常感兴趣并且有很多想法。可能有办法吸引他们的兴趣和关注，而不必让他们继续主导会议。例如，考虑要求他们在该问题的工作组或委员会中任职。
在其他情况下，人们只是为了听到自己说话。如果某人经常参加您组织的会议并经常制造问题，那么关键领导者应该与他或她讨论如何帮助新人加入并在会议上吸引其他人。
灵活。有时，会出现非常重要的问题和顾虑，您必须在返回到准备好的议程之前更改议程以讨论它们。如有必要，请在会议中休息五分钟，与主要领导讨论如何处理问题以及如何调整议程。准备好推荐替代议程，必要时删除项目。
总结会议结果和后续行动。在结束会议之前。总结发生了什么以及将发生什么后续行动。回顾人们为加强承诺而做出的承诺，并提醒他们会议的有效性。
感谢人们。花点时间感谢为会议准备好东西、布置房间、带来茶点的人。或输入议程。同时，感谢大家使会议取得成功。
在结束时间或之前结束会议。除非会议真的很令人兴奋，否则人们希望它按时结束。请记住，没有人介意提前离开会议。