转变领导方式和工作方式，精简会议、文件，改进会议形式和文风，提高会议效率，无论对于政府机关还是企业单位，都有重要意义，会议组织者该如何组织高效的商务会议呢？北京九华山庄会展中心主要从以下几方面入手，与大家分享相关事项。
 
　　1、在举行商务会议之前，务必先确定商务会议的目的。开会时，不分大小，都要有明确的议题和要讨论的问题、要解决的问题，并使与会人员了解情况，提前做好准备。如有会议资料需要让与会人员了解的，务必及时分发并叮嘱与会人员阅读。
 
　　2、参加商务会议的人的范围必须准确。普通与会人员需要组织人员、主持人、与会者及记录员。与会人员的范围既不能太大也不能太小。太多太多的人，表达的意见太多，太分散，很难形成统一的意见，而且很容易造成会议时间太长；太少的人，很难有效地收集意见。
 
　　3、为会前作好准备。会前准备工作应包括发出会议通知，通知内容应全面，包括时间、地点、议题、参加人员、会议议程和所需时间、会议要求等，并确保分发到位，以避免因未通知参加者而影响会议的召开。场地布置(包括场地宣传横幅的悬挂，场地布置的安排，席签，水果，茶杯，鲜花，资料，会议桌摆放形式)，调试灯光，音响，空调等电子设备。北苑大酒店每次都会做好辅助工作，使客户感到满意。
 
　　4、在商务会议期间，应充分发挥主持人的协调作用。合理安排工作顺序，一般重要问题提前讨论。会议期间，要注意紧紧围绕会议议题发言，同时要控制好发言时间，有的企业为了控制时间，设置了闹钟、提示器等设备提示，当发言人离题时，还可以提醒主持人阻止。在议题有争议的情况下，主持人应及时进行会场协调，以确保会议顺利进行。
 
　　5、商务会议期间还提供了良好的服务。比如每隔一段时间就有服务员来续水，有时会议需要临时增加出席人数，要及时通知等等，还有就是突发事件要及时处理。
 
　　6、商务会议结束后对于一些重大会议，会后还要形成会议纪要，要督促会议记录员及时整理会议纪要，交有关领导审阅、签发。与此同时，还应加强对会议决议事项的执行监督。
 
7、及时存档会议最后形成的会议文件。不要忘记，对于商务会议组织者来说，要及时对会议的整个组织过程进行反思，哪些环节做得不好，哪些环节做得不好，要及时总结，慢慢地制定会议组织的标准流程，这样既可以节省时间，提高效率，又可以避免遗漏事项。
 
组织一场商务会议，既非难事，又有很多讲究，最能考验组织者的能力，北苑大酒店可以从旁做好协调辅助工作，大家若对于商务会议举办有疑问，可咨询北京九华山庄会展中心。